Buat saya, membahas ilmu customer service adalah tiada habisnya. Materinya banyak banget, masih bisa digali terus, dan tidak perlu dihafalkan, karena penggunaannya dinamis dan situasional. Disini kita berbicara tentang sumber segala bisnis yaitu people dengan spesifikasi everyone is unique.

Yang kita perlukan adalah menemui banyak orang supaya mempunyai kesempatan berlatih dengan cara yang faktual, mengasah diplomasi yang mengedepankan simpati dan empati tetapi harus logis.

Sehingga perlu saya sampaikan terlebih dahulu bahwa materi customer service yang saya tulis kali ini, bukanlah kemudian yang mutlak paling benar. Karena masih ada banyak lagi varian teknis taktis yang bisa saling melengkapi pada saat yang tepat.

Sebagai ilustrasi; mengacu pada kasus customer di hadapan kita telah melantunkan nada tinggi dengan syair hafalannya yang indah, maka inilah saatnya kita, praktisi customer service dituntut untuk mampu melakukan harmonisasi, supaya nada tinggi si customer menjadi lebih seimbang dan enak didengar.

Caranya?

Praktisi customer service harus secara cepat menyesuaikan situasi dan mengabaikan segala teori analisa tentang latar belakang terjadinya komplain customer. Tentu kita tadi sudah mendengarkan dengan seksama semua syair indah yang terlontar dari mulut customer sampai mencapai oktaf tertinggi bukan?

Buat saya, sekarang untuk satu kasus ilustrasi ini, langkah recovery yang harus kita lakukan adalah Agree – Apologize  – Act artinya mari kita pergunakan bahasa tutur diplomasi dengan  pemilihan kata yang tepat, sopan dan tegas. Contohnya sebagai berikut:

• Setuju bahwa customer benar dengan mengatakan “Bapak benar, kami menjanjikan pesanan Bapak siap hari ini”.
• Minta maaf dengan mengatakan “Sekali lagi mohon maaf, karena terjadi keterlambatan dari pihak kami”
• Aksi Solusi menginformasikan batas waktu dengan mengatakan “Kami akan membereskan pesanan Bapak dan akan kami antar paling lambat pukul tiga (3) sore sudah sampai di alamat Bapak”.

Apakah kemudian persoalan ini selesai?

Tentu saja kalau aksi solusi yang kita janjikan kita tepati. Mari kita pastikan pesanan telah diterima pihak pemesan dan kita hubungi customer sekali lagi untuk menanyakan kondisi pesanan yang diterima apakah sudah sesuai sekaligus memastikan kepuasan customer..

Panduan teknis selanjutnya.

Kita harus menghadapi customer bernada tinggi tersebut yang omongannya membuat kita gagal paham insight dari komplainnya. Pokoknya si customer nyerocos saja, dan kita tidak mengerti juntrungannya.

Pada kasus yang seperti ini, harus kita perjelas dengan mempertanyakan maksud komplain sebenarnya dari customer untuk kita bisa sampai ke penyebab sebenarnya dari masalah tersebut.

Misalnya, seorang customer yang tidak jelas dengan menyampaikan kalimat “Anda tidak peduli dengan customer!“.

Kalimat seperti ini tentunya sangat sulit kita pahami. Maka kita harus mendapatkan jawaban dari pernyataan customer yang seperti ini supaya dapat mulai menyelesaikan masalah.

Langkah jitu selanjutnya untuk praktisi customer service yang menghendel customer yang sedang melantunkan nada tinggi tersebut adalah jangan coba-coba mengancam/ menakut-nakuti customer tersebut. Sebagai gantinya, beri tanda aba-aba “berhenti” atau “stop” dengan telapak tangan terangkat keluar, atau bahkan paling gampang dan umum dan mestinya sopan kita juga bisa memberikan tanda “time out”. Ketika customer merespon sinyal kita, kemudian kita mengambil kersempatan mengucapkan sesuatu seperti “Mari kita lanjutkan berbicara dengan hal-hal yang fokus pada solusi komplain Bapak”

Yang terakhir dalam ilmu diplomasi menghadapi customer yang sedang melantunkan nada tinggi adalah penggunaan kalimat yag tepat. Hindari frasa yang menyebabkan pelanggan menampilkan tiga R dalam bahasa Inggris, yaitu Resentment – Reluctance – Resistance yang kalau dibahasa Indonesiakan menjadi Antipati, Enggan dan Malawan/Menantang.

Contoh kalimat yang harus kita hindari adalah “Kalau begitu, Bapak harus ……”

Sebagai penggantinya, kita bisa mengatakan kepada customer dengan menggunakan kalimat  untuk  merekomendasikan agar kita melakukan sesuatu. Atau bahkan kita bisa minta customer melakukan sesuatu sebagai solusi.

Inti dari diplomasi dalam ilmu customer service adalah tutur bahasa yang baik dan jelas dan tegas. Ini berlaku di seluruh dunia dengan menggunakan bahasa apapun. Saat kita berkomunikasi dengan customer sangat penting untuk menggunakan istilah yang tepat tanpa multi tafsir. Jadi ya… Bagi kita menjadi sangatlah penting untuk menguasai bahasa nasional dengan tambahan bahasa asing lainnya. Di Indonesia sini misalnya tambahannya adalah menguasai bahasa Inggris verbal demi lancarnya komunikasi dan diplomasi.

Berikut di bawah ini, saya dapat memberikan  beberapa contoh pernyataaan berhubungan dengan pesanan dan pengiriman. Saya sajikan beberapa contoh kalimat yang harus dihindari dan mengganti rangkaian kalimat dengan menggunakan kata-kata penggantinya yang lebih tegas.

“Bapak akan segera menerima pesanan Bapak” atau “Kami akan segera mengabarkan kepada Bapak”.

Kalimat yang lebih baik adalah “Bapak akan menerima pesanan Bapak pada jam 5 sore hari ini”

“Kami akan mempercepat pengiriman pesanan Bapak,”

Kalimat yang lebih baik adalah “Kami akan mengirim pesanan Bapak hari ini dengan menggunakan JNE Express yang YES (Yakin Esok Sampai)“

“Kami akan menelepon Bapak kembali,”

Kalimat Lebih baik adalah “Kami akan menelepon Bapak kembali sore ini pukul 5”

“Kami akan melakukan yang terbaik untuk Bapak” atau “Akan kami usahakan”

Kalimat yang lebih baik ” Kami akan melakukan sesuai permintaan Bapak”

“Kami sedang mengerjakannya”

Kalimat yang lebih baik adalah “Kami sudah berkoordinasi dengan tim akunting untuk mempercepat proses pengecekan dan Bapak akan menerima jawabannya pada hari Jumat”

Demikian teman-teman sharing saya mengenai Ilmu Customer Service yang pernah saya praktekkan. Teman-teman pembaca silakan memberikan komen atau bahkan berbagi experience tentang Best Practises Customer Service di tempat kerja masing-masing.

#IndahnyaBerbagi dan semoga tulisan saya memberikan manfaat baik bagi teman-teman.

Bali, 15 February 2020

Jeffrey Wibisono V.