Secara sederhana, satu rangkaian kata bijak menyatakan “Proses tidak akan menghianati Hasil.” Ungkapan ini bermakna kalau kita berupaya dengan sungguh-sungguh, maka hanya hasil gemilang yang akan kita capai.
Saya kemudian membandingkan proses etos kerja conventional tersebut dengan metode Lumpat Kidang yang saya ambil dari pitutur Jawa. Dapat kita bayangkan bagaimana perilaku Kidang yang dalam bahasa Indonesia adalah Rusa. Ya, rusa adalah binatang yang lincah, gesit, belari melompat seenaknya untuk sampai ke tujuannya. Secara serius pitutur Jawa ini menggambarkan cara kerja seseorang yang result oriented dengan mengabaikan prosedur semestinya.
Di dalam dunia kerja, terutama yang berhubungan dengan industri hospitality, dapat kita temukan dengan mudah jenis dan fungsi pekerjaan yang harus runtut step-by-step prosesnya atau yang sah dengan metode lumpat kidang hingga membuahkan hasil maksimal. Yang kita bicarakan ini adalah fokus SOP.
Kita hanya bisa menyatakan ada proses yang tidak dijalankan secara runtut apabila sudah paham dengan User Manual, Policy & Procedure (P&P), Standard Operating Procedure (SOP) dan Job Description.
Sehingga, sampai disini pada dasarnya setiap individu harus memiliki dasar yang sama dan jelas terlebih dahulu.
Sekarang saya sederhanakan pengertian peristilah yang saya sebut di atas
- User Manual dan P&P memandu seseorang bagaimana menggunakan sesuatu
- SOP memandu seseorang bagaimana melakukan sesuatu dan bila perlu berapa lama melakukan aktivitas tersebut
- Job Description berisi apa-apa saja (panduan tugas) yang seseorang harus kerjakan
Baik, mari kita bahas lebih cermat.
SOP mempunyai fungsi utama sebagai alat pandu. Namun demikian fungsi SOP dalam kinerja juga dapat digunakan sebagai alat ukur, alat pantau, dan sebagai alat latih.
SOP mempunyai tujuan untuk mengatur semua aktivitas, supaya aktivitas perusahaan dapat berjalan sesuai dengan tujuan, visi serta misi yang telah dibuat dan disepakati oleh perusahaan.
Di era digital yang kekinian, ada lima (5) BENTUK SOP yang kependekan dari Standar Operasional Prosedur atau Standard Operating Procedure. Untuk contoh Membuat SOP dengan bentuk narasi – Simple Step, silakan baca di buku karya tulis saya yang berjudul Hotelier Stories Catatan Edan Penuh Teladan Sub Judul no. 15.
1. Simple Step (berupa narasi redaksi)
2. Hierarchical (berupa narasi redaksi)
3. Flowchart (bagan alir)
4. Graphic procedures (mencantumkan foto/gambar)
5. Video (termasuk ditambah text dan suara selain gambar bergerak)
SOP harus disusun dengan baik dan benar. Pada bagian ini, saya bersama Telu Hospitality Learning Consulting mengerjakan jasa hotel konsultan yang membantu beberapa perusahaan untuk meng-evaluasi, mengedit dan menyusun ulang SOP melalui mentorship dan role-play. Detail pekerjaan ini sangat konseptual.
SOP harus dijalankan, dimonitor serta di-update secara konsisten dan disiplin. Sehingga tujuan dan fungsi SOP benar-benar membantu perusahaan untuk mencapai tujuannya. Sekali lagi ini adalah salah satu bagian dari pekerjaan Branding Activation. Membentuk citra perusahaan untuk berkomunikasi dengan publik/ audience-nya.
Oleh karena itu, proses yang sangat rapi, teratur, terdokumentasi, dan disiplin menjadi kebutuhan semua elemen perusahaan.
Berdasarkan pengalaman kerja saya, perusahaan yang sejak awal berdirinya sudah menerapkan SOP, perusahaan tersebut lebih mudah dalam menanamkan kedisiplinan atau ketaatan.
Sampai disini sudah paham ya?
Bahwa, semua pekerja untuk mendapatkan hasil yang maksimal harus tahu, paham dan melakukan pekerjaannya sesuai SOP.
Lalu, siapa yang bisa dan boleh menggunakan metode Lumpat Kidang?
Lumpat Kidang ini dalam peristilahan lain kira-kira artinya sama dengan Breakthrough, Short-Cut, Jalan Pintas, Terobosan, Best Practise.
Okay, di dalam pekerjaan engineering department, pada kasus emergency, penanganan untuk memberikan solusi sementara ada istilah jumper. Inilah salah satu lumpat kidang yang sah untuk kepentingan banyak orang di dalam jam operasional.
Kemudian seorang salesman, di dalam sales proses terdapat celah metode lumpat dan sah mengabaikan SOP untuk suatu deal.
Pasti ada beberapa lagi. Silakan teman-teman menganalisa dan membuat daftar tertulis untuk diskusi terbuka ini.
Bagaimana dengan pekerjaan yang harus patuh terhadap SOP?
Salah satu nya adalah di Front Office yaitu yang saya sebut How to walk Check-In Guest.
Sebagai penutup, dapat saya sampaikan, bahwa setiap departemen, dan unit bisnis di suatu perusahaan, institusi, maupun organisasi sangat perlu memiliki dan menerapkan SOP baik secara prosedural maupun flexible Lumpat Kidang untuk menggapai hasil yang maksimal sesuai budget dan target.
Bali, 6 Oktober 2020
Hospitality Consultant Indonesia in Bali – Telu Learning Consulting – Commercial Writer – Copywriter – Jasa Konsultan Hotel
