Tips Menulis Application Letter dan Resume-nya

Praktek membuat surat pengantar melamar pekerjaan dan menulis Curriculum Vitae (CV) untuk semua siswa di semua level adalah program penutupan mentorship bersama Telu Learning & Consulting, jasa Hotel Konsultan. Curriculum Vitae juga disebut resume atau di Indonesia diterjemahkan sebagai Daftar Riwayat Hidup.

Menulis Resume bersama Surat Pengantar nya adalah mirip audisi untuk menjadi bintang panggung di dunia entertainment. Kita harus mampu mengenali kemampuan diri sendiri dan mengekspresikannya secara tertulis. Mengeksporasi nilai jual sesuai kualifikasi dari pencari kerja. Dalam perjalanan karir saya di Indonesia, setiap perusahaan mempunyai budaya ber-beda-beda dalam hal rekrutmen. Yang umum adalah kualifikasi berdasakan edukasi, pengalaman kerja, lulus psiko test dan tes kesehatan. Tetapi, saya sempat tes masuk ke beberapa perusahaan yang ternyata kita tidak lolos karena ada faktor X.

Apakah faktor X tersebut?

Ini menarik sebagai tambahan pengetahuan teman-teman. Ternyata banyak perusahaan independent dan perusahaan keluarga menggunakan perhitungan astrologi dan fengshui juga golongan darah. Misalnya, ada satu perusahaan yang tidak boleh merekrut karyawan yang memiliki tahun kelahiran shio Cina Tikus Api. Lalu ada lagi yang mempunyai perhitungan lain, yaitu Lamaran Pekerjaan dan CV dikirim dulu ke Astrologer untuk seleksi awal atau shortlist sebelum proses selanjutnya. Astrologer tugasnya membaca wajah dari foto di CV dan menganalisa tanggal kelahiran tahun masehi untuk mendapatkan advis tentang kecocokan karakter dan keberuntungan kandidat dengan perusahaan. Ada lagi perusahaan yang mempergunakan tolok ukur seleksi pekerja dari golongan darah yang disesuaikan dengan tipe pekerjaan dan jabatan.

Perlu dicatat, ilustrasi faktor X tersebut hanya sebagai tambahan pengetahuan supaya kita juga tahu, bahwa kalau lamaran kerja kita tidak mendapatkan respon dari perusahaan yang kita kirimi lamaran pekerjaan bukan berarti kita jelek, tetapi lebih sering, kita ditolak karena ketidak-cocokan atau bahasa yang lebih kelas atas “we do not get the chemistry”.

Maka untuk menjaga prefesianalisme,  kita fokus menyiapkan diri dengan menulis surat pengantar melamar pekerjaan dan CV dalam format standar internasional yang berlaku. Mari kita tanamkan di dalam pemikiran positif dengan kalimat begini “Perusahaan yang kita mau-i belum tentu memilih kita, maka kita harus selalu membuka diri untuk mengambil kesempatan pertama kepada perusahaan yang memilih kita.”

Akan lebih baik, kalau kita meminta bantuan seorang ahli bahasa untuk proofreading dan copyediting. Atau, kalau harus menulis dalam beberapa bahasa asing, kita perlu meminta bantuan seorang native speaker untuk membaca ulang, dan me-review Surat Pengantar Lamaran Kerja, CV dan dokumen pendukung yang kita perlukan.

Selanjutnya, beberapa tip berikut akan membantu kita dalam menyiapkan diri sebagai kandidat yang siap mengikuti proses rekrutmen:

Membaca Iklan Lowongan Pekerjaan:

Kita harus membaca dengan teliti kualifikasi untuk jabatan, jenis pekerjaan yang dicantumkan oleh penyedia pekerjaan/  pengiklan lowongan kerja. Kemudian perlu kita pelajari sekilas perusahaan tersebut sebelum mengirimkan lamaran pekerjaan. Tentunya saat ini kita dengan mudah mencari dan menemukan segala macam informasi secara daring, bahkan dalam hitungan detik.

Mengirimkan CV

Karena aksesibilitas internet dan teknologi bervariasi dari satu negara ke negara lain, kita harus memastikan untuk menyiapkan CV dalam program yang dikenal luas seperti Microsoft Word dan kirimkan sebagai lampiran ke email. Kecuali kalau disebutkan untuk dikirimkan dalam format PDF atau yang lain.

Mengapa Microsoft Word? Untuk pelamar kerja di perusahaan internasional kelas dunia, mereka menggunakan software Human Resources untuk menganalisa surat lamarkan kerja dan CV. Mesin pembacanya hanya berkerja baik dengan Microsoft Word. Dengan cara ini, poin nomer satu untuk kita membuka peluang lolos seleksi awal sudah terbuka.

Banyak juga perusahaan yang meminta kandidat mengirimkan lamaran kerjanya dengan cara online. Karena mereka menyimpan data pelamar sebagai data base tanpa kerja dobel dalam hal administrasi dalam kelas perusahaan jaringan international. Dengan catatan, kalau kita tidak lolos di satu kesempatan, artinya catatannya sudah terekam dan berlaku di seluruh jaringan perusahaan tersebut.

Presentasi dan tata letak

Resume kita harus terlihat bersih dan terstruktur dengan baik, dengan cukup ruang putih supaya mudah dibaca. Cukup dua (2) halaman untuk CV, untuk para profesional cukup cantumkan yang 10 – 15 tahun terakhir saja. Kita harus menjual diri kita, mendeskripsikan “why you should hire me” (the objective and strength) semaksimal mungkin di halaman pertama dan keterangan tambahan sebagai pendukung di halaman kedua.

Untuk jenis dan ukuran huruf, kita gunakan yang klasik saja. Huruf yang mudah dibaca adalah font Arial, 10-12pt. Kita harus menghindari aklamasi, huruf miring dan garis bawah di dalam penulisan daftar riwayat hidup.

Sekali lagi supaya kita lolos seleksi awal, tulisan kita harus sempurna, perhatikan ejaan dan tanda baca juga angka. Karena, Surat Pengantar Melamat Pekerjaan dan Curricuum Vitae masuk dalam kategori korespondensi bisnis formal. Tidak ada toleransi terhadap kesalahan penulisan.

Kali ini saya ulangi untuk mengingatkan lagi struktur dasar untuk suatu Curriulum Vitae.

Name, address and contact details

Kita harus memastikan untuk mencantumkan nomer ponsel dan/atau telepon rumah juga alamat email yang aktif dan paling sering kita gunakan. Tentunya kita tidak mau kehilangan kesempatan dan mengecewakan pemberi kerja yang hendak mengundang kita untuk masuk ke proses perekrutan selanjutnya karena data yang kita cantumkan tidak akurat.

Personal Summary – Qualifications

Di bagian ini kita menerangkan mengenai diri kita. Our objective dengan keterangan menyesuaikan dengan posisi pekerjaan yang kita lamar. Di dalam bahasa marketing ini kesempatan menyampaikan “why you should hire me”  sebagai individu dengan paket  USP = Unique Selling Proposition kita, dengan menyebutkan strength poin.

Skill Summary

Kita harus tahu bahwa, pembaca resume kita hanya mempunyai beberapa detik untuk mensortir surat lamaran kerja.  Jadi, tugas kita adalah untuk menarik perhatian pembaca. Caranya, masukkan keahlian/ketrampilan kita yang utama dengan keterangan singkat menggunakan kata-kata yang tepat. Harus yang relevan dengan pekerjaan yang kita lamar dan jika memungkinkan, gunakan kata sifat yang sama seperti yang digunakan dalam iklan loker yang dipasang.

Misalnya, jika iklan menyebutkan seseorang yang memiliki ‘kemampuan administratif yang efektif dan keterampilan interpersonal yang sangat baik’. Maka ini harus kita bahas di bawah bagian keterampilan kita dengan bukti singkat di mana kita memperoleh keterampilan tersebut. Pastikan untuk selalu menyesuaikan keterampilan dan keahlian kita dengan posisi individu yang kita lamar.

Relevant experience – Work history

Disini tempat kita menuliskan daftar riwayat pekerjaan. Termasuk pekerjaan berbayar, volunteer work, dan pengalaman kerja yang relevan. Kita menuliskan mundur. Mulai dari pekerjaan terbaru kita dan jangan meninggalkan celah apa pun. Kita jangan memberi kesempatan calon pemberi kerja untuk mencurigai yang terburuk. Misalnya jika kita mengambil waktu satu tahun, melaksanakan tugas sementara atau bepergian selama enam bulan, katakan demikian – pastikan kita mengilustrasikan apa pun pengalaman itu dengan cara yang positif, dengan fokus pada fakta bahwa keterangan tersebut memberi kita tambahan beberapa keterampilan dan pengetahuan yang hebat.

Achievements

Future employer kita, pasti tertarik untuk mengetahui prestasi kita di pekerjaan sebelumnya. Jadi, jika kita pernah menjadi “Employee of the month selama 3 bulan berturut-turut”, ini perlu kita tuliskan Pencapaian yang bisa diukur, ada parameternya. Jika seperti saya misalnya pencapaian dalam target sales, saya perlu menulis dengan persentase berapa dan selama periode kapan.

Education and training

Untuk mencantumkan pendidikan dan pelatihan, cukup yang logis.

Maksudnya, kalau kita mencapai dan mempunyai gelar pendidikan yang tinggi, tentunya perekrut mengabaikan dalam mempertanyakan kelulusan kita di tingkat sekolah dasar dan menengah. Yang kita perlu pastikan adalah memasukkan beberapa training relevan dengan pekerjaan yang kita lamar.

Interests

Ini opsional. Akan t]tetapi jika kita memutuskan untuk menuliskan tentang hobi dan minat, cukup yang singkat saja. Hindari mengatakan apa pun yang dapat menimbulkan pertentangan (mis. Afiliasi politik atau agama), dan sebisa mungkin, kita menggunakan bagian ini untuk menunjukkan bagaimana kepribadian kita sesuai dengan bisnis yang kita lamar.

References

Untuk referensi ini untuk standard internasional perlu dicantumkan.

Maka kita harus yakin, nama orang dan contact detail yang kita cantumkan sudah kita kenal secara pribadi dan memiliki hubungan baik. Tentu saja referee akan memberikan referensi yang positif mengenai kita. Jangan main asal tulis dengan mencantumkan deretan para mantan atasan dan rekan kerja.

Saya harap teman-teman pencari kerja mendapatkan informasi dan manfaat dari tulisan ini. Silakan teman-teman melihat, membacadan meninjau ulang, bahkan kalau perlu merevisi Surat Pengantar Melamar Pekerjaan dan Resume yang sudah ada. Selain itu, kita tentunya dapat mengambil beberapa template untuk contoh sebanyak mungkin, seperlunya dan yang sesuai dengan keperluan kita masing-masing.

Selamat berkarya dan semoga sukses!

Jember, 1 September 2023

Jeffrey Wibisono V.

Share this:

Metode Lumpat Kidang Implementasi SOP

Secara sederhana, satu rangkaian kata bijak menyatakan “Proses tidak akan menghianati Hasil.” Ungkapan ini bermakna kalau kita berupaya dengan sungguh-sungguh, maka hanya hasil gemilang yang akan kita capai.

Saya kemudian membandingkan proses etos kerja conventional tersebut dengan metode  Lumpat Kidang yang saya ambil dari pitutur Jawa. Dapat kita bayangkan bagaimana perilaku Kidang yang dalam bahasa Indonesia adalah Rusa. Ya, rusa adalah binatang yang lincah, gesit, belari melompat seenaknya untuk sampai ke tujuannya. Secara serius pitutur Jawa ini menggambarkan cara kerja seseorang yang result oriented dengan mengabaikan prosedur semestinya.

Di dalam dunia kerja, terutama yang berhubungan dengan industri hospitality, dapat kita temukan dengan mudah jenis dan fungsi pekerjaan yang harus runtut step-by-step prosesnya atau yang sah dengan metode lumpat kidang hingga membuahkan hasil maksimal. Yang kita bicarakan ini adalah fokus SOP.

Kita hanya bisa menyatakan ada proses yang tidak dijalankan secara runtut apabila sudah paham dengan User Manual, Policy & Procedure (P&P), Standard Operating Procedure (SOP) dan Job Description.

Sehingga, sampai disini pada dasarnya setiap individu harus memiliki dasar yang sama dan jelas terlebih dahulu.

Sekarang saya sederhanakan pengertian peristilah yang saya sebut di atas

  1. User Manual dan P&P memandu seseorang bagaimana menggunakan sesuatu
  2. SOP memandu seseorang bagaimana melakukan sesuatu dan bila perlu berapa lama melakukan aktivitas tersebut
  3. Job Description berisi apa-apa saja (panduan tugas) yang seseorang harus kerjakan

Baik, mari kita bahas lebih cermat.

SOP mempunyai fungsi utama sebagai alat pandu. Namun demikian fungsi SOP dalam kinerja juga dapat digunakan sebagai  alat ukur, alat pantau, dan sebagai alat latih.

SOP mempunyai tujuan untuk mengatur semua aktivitas, supaya aktivitas perusahaan dapat berjalan sesuai dengan tujuan, visi serta misi yang telah dibuat dan disepakati oleh perusahaan.

Di era digital yang kekinian, ada lima (5) BENTUK SOP yang  kependekan dari Standar Operasional Prosedur atau Standard Operating Procedure. Untuk contoh Membuat SOP dengan bentuk narasi – Simple Step, silakan baca di buku karya tulis saya yang berjudul Hotelier Stories Catatan Edan Penuh Teladan Sub Judul no. 15.

1. Simple Step (berupa narasi redaksi)

2. Hierarchical (berupa narasi redaksi)

3. Flowchart (bagan alir)

4. Graphic procedures (mencantumkan foto/gambar)

5. Video (termasuk ditambah text dan suara selain gambar bergerak)

SOP harus disusun dengan baik dan benar. Pada bagian ini, saya bersama Telu Hospitality Learning Consulting mengerjakan jasa hotel konsultan yang membantu beberapa perusahaan untuk meng-evaluasi, mengedit dan menyusun ulang SOP melalui mentorship dan role-play. Detail pekerjaan ini sangat konseptual.

SOP harus dijalankan, dimonitor serta di-update secara konsisten dan disiplin. Sehingga tujuan dan fungsi SOP benar-benar membantu perusahaan untuk mencapai tujuannya. Sekali lagi ini adalah salah satu bagian dari pekerjaan Branding Activation. Membentuk citra perusahaan untuk berkomunikasi dengan publik/ audience-nya.

Oleh karena itu, proses yang sangat rapi, teratur, terdokumentasi, dan disiplin menjadi kebutuhan semua elemen perusahaan.

Berdasarkan pengalaman kerja saya, perusahaan yang sejak awal berdirinya sudah menerapkan SOP, perusahaan tersebut lebih mudah dalam menanamkan kedisiplinan atau ketaatan.

Sampai disini sudah paham ya?

Bahwa, semua pekerja untuk mendapatkan hasil yang maksimal harus tahu, paham dan melakukan pekerjaannya sesuai SOP.

Lalu, siapa yang bisa dan boleh menggunakan metode Lumpat Kidang?

Lumpat Kidang ini dalam peristilahan lain kira-kira artinya sama dengan Breakthrough, Short-Cut, Jalan Pintas, Terobosan, Best Practise.

Okay, di dalam pekerjaan engineering department, pada kasus emergency, penanganan untuk memberikan solusi sementara ada istilah jumper. Inilah salah satu lumpat kidang yang sah untuk kepentingan banyak orang di dalam jam operasional.

Kemudian seorang salesman, di dalam sales proses terdapat celah metode lumpat dan sah  mengabaikan SOP untuk suatu deal.

Pasti ada beberapa lagi. Silakan teman-teman menganalisa dan membuat daftar tertulis untuk diskusi terbuka ini.

Bagaimana dengan pekerjaan yang harus patuh terhadap SOP?

Salah satu nya adalah di Front Office yaitu yang saya sebut How to walk Check-In Guest.

Sebagai penutup, dapat saya sampaikan, bahwa setiap departemen, dan unit bisnis di suatu perusahaan, institusi, maupun organisasi sangat perlu  memiliki dan menerapkan SOP baik secara prosedural maupun flexible Lumpat Kidang untuk menggapai hasil yang maksimal sesuai budget dan target.

Bali, 6 Oktober 2020

Jeffrey Wibisono V.

Hospitality Consultant Indonesia in Bali –  Telu Learning Consulting – Commercial Writer – Copywriter – Jasa Konsultan Hotel

Jeffrey Wibisono V. @namakubrandku Hospitality Consultant Indonesia in Bali - Telu Learning Consulting – Commercial Writer - Copywriter - Jasa Konsultan Hotel
Cabling SOP
Share this: